Как выбрать программу для учета заказов?

Деятельность большинства коммерческих организаций связана с заказами, заявками, работой с клиентами. Неважно, заказывает производственное предприятие сырье и комплектующие для выпуска продукции или торговая фирма закупает товары оптом, продавая в розницу — в любом случае этим организациям понадобится вести учет заказов.

Если число заказов составляет 1 – 2 в день, можно обойтись и электронными таблицами, а то и вовсе вести бумажный журнал. Но если количество заявок больше, целесообразно перейти на использование специализированных программ.

Что дает автоматизация учета

Программа для ведения заказов позволяет ускорить обработку заявок, исключить ошибки в отчетных документах и риск того, что какая-то сделка «потеряется». Сегодня для этих целей используется разнообразный софт — как десктопные приложения, так и онлайн сервисы. В качестве примера последних можно назвать программу Dilovod, приобретшую популярность среди предпринимателей Украины. Пользователей привлекает тот факт, что учет заказов от Dilovod не требует настройки и администрирования ПО — сервисом можно пользоваться сразу после установки.

Какими функциями должна обладать программа для учета заказов

Автоматизированная система управления сделок должна обладать определенным набором функций. Назовем наиболее важные:

• Контроль расчетов с клиентами — программа должна позволять регистрировать платежи, накладные и другие документы, контролировать срок оплаты, а при необходимости детализировать расчет по любой сделке или накладной.
• Управление складом — приложение должно автоматически резервировать товар на складе, после того, как этот товар был заказан клиентом.
• Управление заказами — возможность сортировать и группировать заявки по разным критериям.
• Автоматизация работы с поставщиком — важно, чтобы заказ поставщикам формировался автоматически на основании запасов на складе, показателей продаж или поступивших заказов от клиентов. Полезно, чтобы помимо учета заказов онлайн была также возможность загрузить прайс-листы поставщиков и автоматически подобрать оптимальные предложения.
• Работа с документами — программа для учета заказов в сфере услуг или торговли обязательно должна позволять автоматически формировать счета, создавать собственные шаблоны документов.
• Интеграция с веб-сайтами и сторонними сервисами (доставки, интернет-торговли, смс-оповещений).

Естественно, помимо этих критериев остаются вопросы стоимости ПО, простоты внедрения, технической поддержки. Но перечисленные пункты можно использовать в качестве ориентира при выборе программы.