Как выбрать ивент агентство?

Планируете организовать самый лучший праздник и решили, что помощь профессиональных инвенторов не помешает? Вероятно, первое с чем вам пришлось столкнуться это большой выбор предложений на рынке. И действительно, начиная гуглить ивент агентство Киев, Харьков или Львов сразу же появляется десятки и больше результатов. И у всех яркое портфолио, куча талантливых идей, опыт и много других преимуществ, перед которыми сложно устоять. Но сотрудничать нужно с кем-то одним, и выбор этот следует делать очень взвешенно, ведь на кону не только ваши деньги, а и настроение главного виновника праздника и всех его гостей. Предлагаем разобраться с основными критериями, на которые нужно обращать внимание, выбирая event-компанию, и как выбрать лучшую из лучших.

Ивент агентство: основные критерии выбора

Некоторые молодые компании, только появившиеся на рынке, апеллируют тем, что отсутствие опыта это наоборот преимущество. Мол никаких шаблонов, свежий взгляд, много идей, да и опыт вроде бы здесь не главное. Важно лишь разбираться в трендах и быть креативными. На самом деле все совсем не так, ведь за веселой креативной картинкой скрывается большое количество рутинной и сложной работы, организационных моментов, которые в первую очередь требуют опыта, а еще много знакомств, что тоже появляются именно со временем.

Итак, основные параметры на которые нужно обращать внимание:

1. Опыт и только опыт. Обязательно интересуйтесь сколько лет компания существует и сколько событий успела организовать. Если ивент агентство имеет вот такой сайт https://bonapart.ua/ это еще лучше.

2. Знание нюансов сотрудничества с разными площадками. В ходе беседы становится понятно насколько компетентны перед вами организаторы. К примеру, вам нужно установить гигантские декорации, которые не поместятся в лифте того или иного помещения с залом. Или руководители некоторых площадок штрафуют даже за царапины на полу. Все эти нюансы важны, и ивенторы должны предупреждать об этом.

3. Понимание формата события. Просмотрите портфолио выбранного вами агентства, организовывало ли оно такие праздники, как ваш. Ведь не всегда все идет по сценарию, и важно, чтобы организаторы знали, как действовать, когда что-то идет не так.

4. Умение общаться со знаменитостями. Сейчас большинство масштабных событий, будь то свадьба, день рождение, презентация или какое-то открытие сопровождаются ведущим. Ведущий – это нередко шоумен, или известный блоггер. Часто на празднование приглашают и танцоров, певцов. Здесь важно, чтобы агентство праздников разбиралось в райдерах звезд. Чтобы организаторы знали, какие прихоти селебрити лишние и на чем можно сэкономить. Это солидно сбережет бюджет.

5. Понимание клиента с полуслова. Важно, чтобы организаторы умели слышать клиента. Не рекомендуется сотрудничать с компаниями, которые имеют несколько сценариев события и упрямо убеждают заказчика организовать праздник именно так. Профессионалы подстраиваются, адаптируются, рекомендуют и дополняют желание клиента, а не подавляют его.

6. Минимальное количество подрядчиков. Во-первых, ивенторы должны безупречно знать подрядчиков с которыми сотрудничают, и понимать, можно ли действительно положиться на этих людей. Во-вторых, таких лиц должно быть минимальное количество, тогда есть меньший риск, что кто-то не впишется в дедлайн или не договорится с другим исполнителем. Под подрядчиками подразумевают всех, кто задействован в узкопрофильных процессах: свет, звук, техника, декор и т.д.

7. Организация мероприятий "под ключ". Не все компании берут на себя абсолютно все нюансы, вплоть до бронирования отелей гостям, если в этом есть необходимость. Взвесьте этот пункт.

Кроме этого, никогда не помешает почитать комментарии и отзывы предыдущих клиентов агентства. И, конечно же, оценить обычные человеческие факторы, такие как манера общения, контактность и вежливость. Если вы с ивенторами не найдете общий язык при первой же встрече, вторую лучше не планировать.

Какие виды event агентств бывают?

Не последнее место в процессе выбора агентства занимает его профильность. В целом, компании можно разделить на три типа:

• агентства нацелены на масштабные празднования. Обычно для них не проблема организовать свадьбу на 100 человек, корпоратив или выпускной вечер. В основном это опытные компании, работающие на рынке уже не первый год;

• праздничное агентство, предпочитающие небольшие и креативные мероприятия. Каждый их проект – это всплеск эпатажа и оригинальности. Обычно они прекрасны, когда нужно организовать тематическую вечеринку, или небольшой бранч, но немного слабые в масштабных событиях;

• узкопрофильные агентства. Есть и такие, которые берутся за организацию исключительно бизнес-тренингов, различных деловых встреч и т.д.

Организация праздников – это сложный процесс, который стоит делегировать тем, кому доверяешь на 100%. Пообщайтесь минимум с тремя агентствами, взвесьте их условия, прайс и только после этого делайте окончательный выбор.